Die RegioCOP versteht sich als Conference of Pioniers. Das lebt sie auch in ihrer Organisationsstruktur. Somit werden die Teilkonferenzen in Zusammenarbeit mit regionalen Pionieren des Wandels gestaltet: Lokalpolitiker*innen, Initiativen, Privatpersonen, Wissenschaftler*innen und Wirtschaftsakteure, die sich für die große Transformation in der Region einsetzen organisieren in Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen Sekretariat die Teilkonferenzen in den verschiedenen Themenfeldern. Dabei sind viele schon jahrelang Teil des Netzwerks des forum1.5. Aber auch neue Engagierte beteiligen sich an der Organisation der RegioCOP. Der Großteil der Mitglieder des Steuerungskreis sind ehrenamtlich engagiert.